Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest FRONTFLOWS S.L. (B26901108).

W sprawie tej polityki lub swoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem hello@frontflows.com.

Ta polityka obejmuje dwa obszary:

Ten serwis (www.frontflows.com) – serwis informacyjny, w którym możesz poznać FrontFlows.

Usługa FrontFlows (app.frontflows.com) – aplikacja, w której restauracje konfigurują asystenta głosowego i z niego korzystają, zarządzają rezerwacjami i przeglądają historię połączeń.

Ten serwis nie używa plików cookie ani podobnych technologii śledzących. Nie korzystamy tu z narzędzi analitycznych, reklamowych ani służących do profilowania.

Nie prosimy cię o założenie konta i nie przechowujemy danych osobowych odwiedzających ten serwis poza tym, co nasz dostawca hostingu może automatycznie rejestrować ze względów bezpieczeństwa i w celu zapewnienia działania serwisu (np. adres IP, typ przeglądarki oraz data i godzina żądania). Logi serwera są przechowywane tylko tak długo, jak wymagają tego względy bezpieczeństwa, i nie służą do identyfikowania poszczególnych osób.

Formularz „Wypróbuj w swojej restauracji”. Jeśli go wypełnisz, wpisana nazwa i numer telefonu restauracji zostaną przesłane do app.frontflows.com jako część adresu (URL) strony rejestracji, aby wstępnie wypełnić twoją rejestrację i początkową konfigurację. Ten serwis ich nie przechowuje. Po dotarciu do app.frontflows.com są traktowane jako dane usługi (zob. punkt 4) i – jak każdy żądany adres – mogą pojawić się w logach serwera tej usługi.

Gdy rejestrujesz się w usłudze FrontFlows i z niej korzystasz, przetwarzamy informacje przekazane przez ciebie i twój zespół oraz dane powstające podczas zwykłego korzystania z aplikacji, aby zapewnić działanie asystenta głosowego i systemu rezerwacji. Zwykle obejmuje to:

• Dane konta i dane kontaktowe (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu)
• Dane restauracji (nazwa, adres, numer telefonu, godziny otwarcia, układ stolików, zasady rezerwacji)
• Ustawienia, które określasz (powitania, najczęstsze pytania, zasady zależne od wielkości grupy, preferencje językowe)
• Dane rezerwacji (imiona i nazwiska gości, liczba osób, daty i godziny, specjalne prośby, notatki)
• Historię i transkrypcje połączeń powstające, gdy asystent obsługuje rozmowy w twoim imieniu
• Dane wiadomości, w tym numery telefonów WhatsApp lub SMS, treść, status i metadane wiadomości oraz historię rozmów powstające, gdy FrontFlows wysyła lub odbiera wiadomości w twoim imieniu
• Korespondencję z naszym zespołem wsparcia

Przetwarzamy te dane, aby świadczyć, utrzymywać i ulepszać wykupioną przez ciebie usługę.

Za pośrednictwem aplikacji FrontFlows nie zbieramy ani nie przechowujemy numerów kart płatniczych ani innych szczególnie wrażliwych danych finansowych. Gdy wykupujesz płatny plan, płatności obsługuje Stripe – bezpieczny dostawca usług płatniczych. Dane kart są przetwarzane bezpośrednio przez Stripe i nie są przechowywane na naszych serwerach.

Nie sprzedajemy twoich danych osobowych. Nie wykorzystujemy danych twojej restauracji ani twoich gości do reklam ani do profilowania niezwiązanego z usługą.

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) opieramy się na następujących podstawach prawnych:

• Wykonanie umowy – aby świadczyć wykupioną przez ciebie usługę FrontFlows, w tym obsługę połączeń, zarządzanie rezerwacjami, potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia, aktualizacje rezerwacji, wiadomości obsługi klienta, wiadomości WhatsApp lub SMS, odpowiedzi wspierane przez AI i administrowanie kontem.
• Prawnie uzasadniony interes – aby zapewnić bezpieczeństwo i niezawodność naszej platformy, zapobiegać nadużyciom i ulepszać nasz produkt, o ile nie przeważają nad nim twoje prawa.
• Obowiązek prawny – gdy musimy przechowywać lub ujawniać dane, aby przestrzegać obowiązujących przepisów.
• Zgoda – gdy jest wymagana, np. w przypadku komunikacji opcjonalnej. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać.

Gdy asystent głosowy odbiera połączenia do twojej restauracji, przetwarza informacje przekazywane ustnie przez dzwoniących – takie jak imiona i nazwiska, numery telefonów, prośby o rezerwację i pytania – aby obsłużyć te sprawy w twoim imieniu.

To restauracja odpowiada za to, aby korzystanie z FrontFlows było zgodne z przepisami o ochronie danych obowiązującymi wobec twoich gości.

Dane konta i usługi przechowujemy przez cały okres aktywnej subskrypcji, a następnie przez rozsądny czas, aby rozstrzygać spory, egzekwować nasze warunki i wypełniać obowiązki prawne.

Transkrypcje połączeń i dane rezerwacji są przechowywane tak długo, jak jest to potrzebne do świadczenia usługi, i zgodnie z ustawieniami twojego konta, chyba że przepisy wymagają dłuższego okresu.

Logi serwera tego serwisu są przechowywane tylko przez ograniczony czas, ze względów bezpieczeństwa.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Udostępniamy dane wyłącznie zaufanym dostawcom, którzy pomagają nam zapewnić działanie FrontFlows – np. w zakresie hostingu w chmurze, telefonii, dostarczania wiadomości, infrastruktury, płatności, wsparcia i innych usług technicznych – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, które zobowiązują ich do ochrony twoich danych i przetwarzania ich wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami.

Możemy też ujawnić dane, jeśli wymaga tego prawo lub orzeczenie sądu albo w celu ochrony praw i bezpieczeństwa FrontFlows, naszych klientów lub innych osób.

Twoje dane są przetwarzane przede wszystkim na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli któryś z naszych podmiotów przetwarzających przekazuje dane poza EOG, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.

Jeśli przebywasz w EOG, Wielkiej Brytanii lub innej jurysdykcji z podobnymi przepisami o ochronie danych, masz prawo do:

• Dostępu do danych osobowych, które o tobie przechowujemy
• Sprostowania nieprawidłowych danych
• Usunięcia swoich danych, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych prawem
• Ograniczenia określonego przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec niego
• Otrzymania kopii swoich danych w formacie umożliwiającym ich przeniesienie
• Wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych w twoim kraju

Aby skorzystać z tych praw, napisz do nas na adres hello@frontflows.com. Odpowiemy w terminach określonych przez obowiązujące przepisy. Jeśli twoje żądanie dotyczy danych gości przetwarzanych przez FrontFlows w imieniu restauracji, możemy przekazać je danej restauracji, ponieważ to restauracja decyduje, jak te dane są przetwarzane.

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub niewłaściwym wykorzystaniem.

Od czasu do czasu możemy aktualizować tę politykę prywatności. W przypadku istotnych zmian opublikujemy zaktualizowaną wersję na tej stronie i zmienimy datę „Ostatniej aktualizacji”. Dalsze korzystanie z usługi po wejściu zmian w życie oznacza akceptację zaktualizowanej polityki.

Masz pytania? Napisz do nas na adres hello@frontflows.com.