Privacyverklaring

De verwerkingsverantwoordelijke is FRONTFLOWS S.L. (B26901108).

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via hello@frontflows.com.

Deze verklaring geldt voor twee situaties:

Deze website (www.frontflows.com) – de informatieve website waarop je kennis kunt maken met FrontFlows.

De dienst FrontFlows (app.frontflows.com) – de applicatie waarin restaurants de spraakassistent instellen en gebruiken, reserveringen beheren en de gespreksactiviteit bekijken.

Deze website gebruikt geen cookies of vergelijkbare trackingtechnologieën. We gebruiken op deze website geen analyse-, advertentie- of profileringstools.

Je hoeft hier geen account aan te maken en we bewaren geen persoonsgegevens over bezoekers van deze website, behalve wat onze hostingprovider automatisch kan vastleggen voor beveiliging en een goede werking (zoals IP-adres, type browser en tijdstip van het verzoek). Deze serverlogs worden alleen bewaard zolang dat voor de beveiliging nodig is en worden niet gebruikt om individuele bezoekers te identificeren.

Het formulier „Probeer het in jouw restaurant”. Als je dit formulier invult, worden de restaurantnaam en het telefoonnummer die je invoert naar app.frontflows.com gestuurd als onderdeel van het adres (URL) van de registratiepagina, zodat je registratie en eerste inrichting vooraf kunnen worden ingevuld. Deze website bewaart ze niet. Zodra ze app.frontflows.com bereiken, worden ze behandeld als gegevens van de dienst (zie paragraaf 4) en kunnen ze, zoals elk opgevraagd adres, in de serverlogs van die dienst verschijnen.

Wanneer je je registreert voor de dienst FrontFlows en die gebruikt, verwerken we de informatie die jij en je team aanleveren, en de gegevens die ontstaan bij normaal gebruik van de applicatie, om de spraakassistent en het reserveringssysteem te laten werken. Het gaat meestal om:

• Account- en contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• Restaurantgegevens (naam, adres, telefoonnummer, openingstijden, tafelindeling, reserveringsregels)
• Instellingen die je vastlegt (begroetingen, veelgestelde vragen, regels per groepsgrootte, taalvoorkeuren)
• Reserveringsgegevens (namen van gasten, aantal personen, datum en tijd, speciale wensen, notities)
• Gespreksactiviteit en transcripten die ontstaan wanneer de assistent namens jou telefoongesprekken afhandelt
• Berichtgegevens, waaronder WhatsApp- of sms-telefoonnummers, inhoud, status en metadata van berichten en gespreksgeschiedenis, die ontstaan wanneer FrontFlows namens jou berichten verstuurt of ontvangt
• Communicatie met ons supportteam

We verwerken deze gegevens om de dienst waarop je bent geabonneerd te leveren, te onderhouden en te verbeteren.

We verzamelen of bewaren via de applicatie FrontFlows geen betaalkaartnummers of andere zeer gevoelige financiële gegevens. Als je een betaald abonnement afsluit, worden betalingen verwerkt door Stripe, een veilige betaaldienstverlener. Kaartgegevens worden rechtstreeks door Stripe verwerkt en niet op onze servers opgeslagen.

We verkopen je persoonsgegevens niet. We gebruiken de gegevens van je restaurant of je gasten niet voor advertenties of voor profilering die niets met de dienst te maken heeft.

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) baseren we ons op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst – om de dienst FrontFlows te leveren waarop je bent geabonneerd, waaronder het afhandelen van gesprekken, het beheren van reserveringen, reserveringsbevestigingen, herinneringen, updates van reserveringen, klantenserviceberichten, berichten via WhatsApp of sms, door AI ondersteunde antwoorden en accountbeheer.
• Gerechtvaardigd belang – om de beveiliging en betrouwbaarheid van ons platform te waarborgen, misbruik te voorkomen en ons product te verbeteren, mits jouw rechten niet zwaarder wegen.
• Wettelijke verplichting – wanneer we gegevens moeten bewaren of verstrekken om te voldoen aan toepasselijke wetgeving.
• Toestemming – waar nodig, bijvoorbeeld voor optionele communicatie. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.

Wanneer de spraakassistent telefoongesprekken voor je restaurant aanneemt, verwerkt de assistent de informatie die bellers mondeling geven – zoals namen, telefoonnummers, reserveringsverzoeken en vragen – om die verzoeken namens jou af te handelen.

Als eigenaar of beheerder van het restaurant ben jij er verantwoordelijk voor dat je gebruik van FrontFlows voldoet aan de privacyregels die gelden voor je gasten.

We bewaren account- en dienstgegevens zolang je abonnement actief is en daarna gedurende een redelijke periode, om geschillen af te handelen, onze voorwaarden te handhaven en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Gesprekstranscripten en reserveringsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is om de dienst te leveren en volgens de instellingen van je account, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft.

Serverlogs van deze website worden om veiligheidsredenen slechts beperkte tijd bewaard.

We verkopen geen persoonsgegevens. We delen gegevens alleen met betrouwbare dienstverleners die ons helpen FrontFlows te laten werken – zoals cloudhosting, telefonie, berichtbezorging, infrastructuur, betalingen, support en andere technische dienstverleners – op basis van verwerkersovereenkomsten die hen verplichten je gegevens te beschermen en uitsluitend volgens onze instructies te verwerken.

Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken als de wet of een rechterlijk bevel dat vereist, of om de rechten en de veiligheid van FrontFlows, onze klanten of anderen te beschermen.

Je gegevens worden voornamelijk verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als een van onze verwerkers gegevens doorgeeft naar landen buiten de EER, zorgen we voor passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit.

Als je je in de EER, het Verenigd Koninkrijk of een ander rechtsgebied met vergelijkbare privacywetgeving bevindt, heb je het recht om:

• Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we over je hebben
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren
• Je gegevens te laten verwijderen, behoudens wettelijke uitzonderingen
• De verwerking te laten beperken of bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
• Een kopie van je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen
• Je toestemming in te trekken als de verwerking op toestemming is gebaseerd
• Een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in je land

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Mail ons via hello@frontflows.com. We reageren binnen de wettelijke termijnen. Gaat je verzoek over gastgegevens die FrontFlows namens een restaurant verwerkt, dan kunnen we je verzoek doorsturen naar het betreffende restaurant, omdat dat restaurant beslist hoe die gegevens worden verwerkt.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik.

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen publiceren we de bijgewerkte verklaring op deze pagina en passen we de datum „Laatst bijgewerkt” aan. Als je de dienst blijft gebruiken nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden, ga je akkoord met de bijgewerkte verklaring.

Vragen? Mail ons via hello@frontflows.com.