Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig är FRONTFLOWS S.L. (B26901108).

Om du har frågor om den här policyn eller om dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på hello@frontflows.com.

Den här policyn omfattar två delar:

Den här webbplatsen (www.frontflows.com) – informationswebbplatsen där du kan lära dig mer om FrontFlows.

Tjänsten FrontFlows (app.frontflows.com) – applikationen där restauranger ställer in och använder röstassistenten, hanterar bokningar och går igenom samtalsaktiviteten.

Den här webbplatsen använder inte cookies eller liknande spårningstekniker. Vi använder inga verktyg för analys, annonsering eller profilering på webbplatsen.

Du behöver inte skapa något konto här, och vi sparar inga personuppgifter om besökare på webbplatsen utöver det som vår webbhotellsleverantör kan logga automatiskt av säkerhets- och driftskäl (till exempel IP-adress, webbläsartyp och tidpunkt för begäran). Serverloggarna sparas bara så länge som det behövs av säkerhetsskäl och används inte för att identifiera enskilda besökare.

Formuläret ”Testa i din restaurang”. Om du fyller i formuläret skickas restaurangens namn och telefonnummer som du anger till app.frontflows.com som en del av adressen (URL:en) till registreringssidan, så att din registrering och första konfiguration kan fyllas i i förväg. Webbplatsen sparar inte uppgifterna. När de når app.frontflows.com behandlas de som uppgifter i tjänsten (se avsnitt 4) och kan, som alla begärda adresser, synas i tjänstens serverloggar.

När du registrerar dig för och använder tjänsten FrontFlows behandlar vi den information som du och din personal lämnar, samt uppgifter som uppstår vid normal användning av applikationen, för att röstassistenten och bokningssystemet ska fungera. Det handlar vanligtvis om:

• Konto- och kontaktuppgifter (namn, e-postadress, telefonnummer)
• Uppgifter om restaurangen (namn, adress, telefonnummer, öppettider, bordsplacering, bokningsregler)
• Inställningar som du gör (hälsningsfraser, vanliga frågor, regler efter sällskapets storlek, språkval)
• Bokningsuppgifter (gästernas namn, antal personer, datum och tider, särskilda önskemål, anteckningar)
• Samtalsaktivitet och utskrifter som uppstår när assistenten hanterar telefonsamtal för din räkning
• Meddelandeuppgifter, bland annat telefonnummer för WhatsApp eller sms, meddelandenas innehåll, status och metadata samt konversationshistorik som uppstår när FrontFlows skickar eller tar emot meddelanden för din räkning
• Kommunikation med vår support

Vi behandlar uppgifterna för att tillhandahålla, underhålla och förbättra den tjänst som du har tecknat.

Vi samlar inte in och sparar inte kortnummer eller andra mycket känsliga finansiella uppgifter via applikationen FrontFlows. När du tecknar ett betalt abonnemang hanteras betalningarna av Stripe, en säker betalningsleverantör. Kortuppgifterna hanteras direkt av Stripe och sparas inte på våra servrar.

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi använder inte uppgifter om din restaurang eller dina gäster för annonsering eller för profilering som saknar koppling till tjänsten.

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) grundar vi behandlingen på följande rättsliga grunder:

• Fullgörande av avtal – för att tillhandahålla tjänsten FrontFlows som du har tecknat, bland annat samtalshantering, bokningshantering, bokningsbekräftelser, påminnelser, uppdateringar av bokningar, kundtjänstmeddelanden, meddelanden via WhatsApp eller sms, AI-assisterade svar och kontoadministration.
• Berättigat intresse – för att upprätthålla plattformens säkerhet och tillförlitlighet, förhindra missbruk och förbättra vår produkt, förutsatt att dina rättigheter inte väger tyngre.
• Rättslig förpliktelse – när vi måste spara eller lämna ut uppgifter för att följa tillämplig lag.
• Samtycke – när det krävs, till exempel för frivillig kommunikation. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

När röstassistenten svarar på samtal till din restaurang behandlar den uppgifter som den som ringer lämnar muntligt – till exempel namn, telefonnummer, bokningsförfrågningar och frågor – för att hantera ärendena för din räkning.

Som ägare eller ansvarig för restaurangen ser du till att din användning av FrontFlows följer de dataskyddsregler som gäller för dina gäster.

Vi sparar konto- och tjänsteuppgifter så länge ditt abonnemang är aktivt och därefter under en rimlig tid för att hantera tvister, upprätthålla våra villkor och fullgöra rättsliga skyldigheter.

Samtalsutskrifter och bokningsuppgifter sparas så länge det behövs för att tillhandahålla tjänsten och enligt inställningarna i ditt konto, om inte lagen kräver en längre lagringstid.

Serverloggar från den här webbplatsen sparas bara under en begränsad tid av säkerhetsskäl.

Vi säljer inte personuppgifter. Vi delar bara uppgifter med betrodda leverantörer som hjälper oss att driva FrontFlows – till exempel molnhosting, telefoni, leverans av meddelanden, infrastruktur, betalningar, support och andra tekniska tjänster – med stöd av personuppgiftsbiträdesavtal som förpliktar dem att skydda dina uppgifter och bara behandla dem enligt våra instruktioner.

Vi kan också lämna ut uppgifter om det krävs enligt lag eller domstolsbeslut, eller för att skydda rättigheter och säkerhet för FrontFlows, våra kunder eller andra.

Dina uppgifter behandlas främst inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Om något av våra personuppgiftsbiträden överför uppgifter till länder utanför EES ser vi till att det finns lämpliga skyddsåtgärder, till exempel standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen eller ett beslut om adekvat skyddsnivå.

Om du befinner dig i EES, Storbritannien eller ett annat land med liknande dataskyddslagar har du rätt att:

• Få tillgång till de personuppgifter vi har om dig
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter
• Begära radering av dina uppgifter, med de undantag som följer av lag
• Begränsa viss behandling eller invända mot den
• Få en kopia av dina uppgifter i ett överförbart format
• Återkalla ditt samtycke när behandlingen grundar sig på samtycke
• Lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten för dataskydd i ditt land

Om du vill använda dina rättigheter kan du mejla oss på hello@frontflows.com. Vi svarar inom de tidsfrister som gäller enligt tillämplig lag. Om din begäran gäller gästuppgifter som FrontFlows behandlar för en restaurangs räkning kan vi behöva skicka vidare begäran till den restaurangen, eftersom det är restaurangen som bestämmer hur uppgifterna ska behandlas.

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller missbruk.

Vi kan uppdatera den här integritetspolicyn då och då. Vid större ändringar publicerar vi den uppdaterade policyn på den här sidan och ändrar datumet ”Senast uppdaterad”. Om du fortsätter att använda tjänsten efter att ändringarna har trätt i kraft godkänner du den uppdaterade policyn.

Har du frågor? Kontakta oss på hello@frontflows.com.