Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die FRONTFLOWS S.L. (B26901108).

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten erreichen Sie uns unter hello@frontflows.com.

Diese Datenschutzerklärung gilt für zwei Bereiche:

Diese Website (www.frontflows.com) – die Informationswebsite, auf der Sie FrontFlows kennenlernen können.

Der FrontFlows-Dienst (app.frontflows.com) – die Anwendung, in der Restaurants den Sprachassistenten einrichten und nutzen, Reservierungen verwalten und Anrufaktivitäten einsehen.

Diese Website verwendet keine Cookies oder vergleichbaren Tracking-Technologien. Wir setzen auf dieser Website keine Analyse-, Werbe- oder Profiling-Tools ein.

Sie müssen hier kein Konto anlegen, und wir speichern keine personenbezogenen Daten über Besucher dieser Website – abgesehen von dem, was unser Hosting-Anbieter aus Sicherheits- und Betriebsgründen automatisch protokolliert (zum Beispiel IP-Adresse, Browsertyp und Zeitpunkt der Anfrage). Diese Server-Logs werden nur so lange aufbewahrt, wie es aus Sicherheitsgründen erforderlich ist, und nicht zur Identifizierung einzelner Besucher verwendet.

Das Formular „In Ihrem Restaurant testen“. Wenn Sie es ausfüllen, werden der eingegebene Restaurantname und die Telefonnummer als Teil der Adresse (URL) der Registrierungsseite an app.frontflows.com übermittelt, damit Ihre Registrierung und Ersteinrichtung vorausgefüllt werden können. Diese Website speichert sie nicht. Sobald sie app.frontflows.com erreichen, werden sie als Daten des Dienstes behandelt (siehe Abschnitt 4) und können – wie jede aufgerufene Adresse – in den Server-Logs dieses Dienstes erscheinen.

Wenn Sie sich für den FrontFlows-Dienst registrieren und ihn nutzen, verarbeiten wir die Informationen, die Sie und Ihr Team bereitstellen, sowie Daten, die bei der normalen Nutzung der Anwendung entstehen, um den Sprachassistenten und das Reservierungssystem zu betreiben. Dazu gehören in der Regel:

• Konto- und Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Restaurantdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, Öffnungszeiten, Tischplan, Reservierungsregeln)
• Von Ihnen festgelegte Einstellungen (Begrüßungen, häufige Fragen, Regeln zur Gruppengröße, Spracheinstellungen)
• Reservierungsdaten (Namen der Gäste, Personenzahl, Datum und Uhrzeit, besondere Wünsche, Notizen)
• Anrufaktivitäten und Transkripte, die entstehen, wenn der Assistent Anrufe in Ihrem Namen bearbeitet
• Messaging-Daten, darunter WhatsApp- oder SMS-Telefonnummern, Inhalt, Status und Metadaten von Nachrichten sowie Gesprächsverläufe, die entstehen, wenn FrontFlows in Ihrem Namen Nachrichten sendet oder empfängt
• Kommunikation mit unserem Support-Team

Wir verarbeiten diese Daten, um den von Ihnen abonnierten Dienst bereitzustellen, aufrechtzuerhalten und zu verbessern.

Wir erheben oder speichern über die FrontFlows-Anwendung keine Zahlungskartennummern oder andere hochsensible Finanzdaten. Wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif abonnieren, werden Zahlungen von Stripe, einem sicheren Zahlungsdienstleister, abgewickelt. Kartendaten werden direkt von Stripe verarbeitet und nicht auf unseren Servern gespeichert.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir nutzen die Daten Ihres Restaurants oder Ihrer Gäste weder für Werbung noch für Profiling ohne Bezug zum Dienst.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung – zur Bereitstellung des von Ihnen abonnierten FrontFlows-Dienstes, einschließlich Anrufbearbeitung, Reservierungsverwaltung, Reservierungsbestätigungen, Erinnerungen, Reservierungsaktualisierungen, Kundenservice-Nachrichten, Nachrichten per WhatsApp oder SMS, KI-gestützter Antworten und Kontoverwaltung.
• Berechtigte Interessen – zur Gewährleistung der Sicherheit und Zuverlässigkeit unserer Plattform, zur Verhinderung von Missbrauch und zur Verbesserung unseres Produkts, sofern Ihre Rechte nicht überwiegen.
• Rechtliche Verpflichtung – wenn wir Daten aufbewahren oder offenlegen müssen, um geltendes Recht einzuhalten.
• Einwilligung – soweit erforderlich, zum Beispiel für optionale Mitteilungen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Wenn der Sprachassistent Anrufe für Ihr Restaurant annimmt, verarbeitet er die Informationen, die Anrufer mündlich mitteilen – etwa Namen, Telefonnummern, Reservierungswünsche und Fragen –, um diese Anliegen in Ihrem Namen zu bearbeiten.

Als Betreiber des Restaurants obliegt es Ihnen sicherzustellen, dass Ihre Nutzung von FrontFlows den geltenden Datenschutzvorschriften gegenüber Ihren Gästen entspricht.

Wir speichern Konto- und Dienstdaten, solange Ihr Abonnement aktiv ist, und danach für einen angemessenen Zeitraum, um Streitigkeiten zu klären, unsere Bedingungen durchzusetzen und gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Anruftranskripte und Reservierungsdaten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Erbringung des Dienstes erforderlich ist und Ihre Kontoeinstellungen es vorsehen, sofern das Gesetz keine längere Aufbewahrung verlangt.

Server-Logs dieser Website werden aus Sicherheitsgründen nur für begrenzte Zeit aufbewahrt.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben Daten nur an vertrauenswürdige Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb von FrontFlows unterstützen – etwa für Cloud-Hosting, Telefonie, Nachrichtenzustellung, Infrastruktur, Zahlungen, Support und andere technische Leistungen –, und zwar auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen, die sie verpflichten, Ihre Daten zu schützen und ausschließlich nach unseren Weisungen zu verarbeiten.

Darüber hinaus können wir Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich oder durch gerichtliche Anordnung vorgeschrieben ist oder um die Rechte und die Sicherheit von FrontFlows, unseren Kunden oder Dritten zu schützen.

Ihre Daten werden überwiegend innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet. Übermittelt einer unserer Auftragsverarbeiter Daten in Länder außerhalb des EWR, stellen wir geeignete Garantien sicher, etwa von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss.

Wenn Sie sich im EWR, im Vereinigten Königreich oder in einem anderen Rechtsraum mit vergleichbaren Datenschutzgesetzen befinden, haben Sie das Recht:

• Auskunft über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben
• Die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen
• Die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen
• Die Einschränkung bestimmter Verarbeitungen zu verlangen oder ihnen zu widersprechen
• Eine Kopie Ihrer Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten
• Ihre Einwilligung zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht
• Beschwerde bei der für Sie zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen

Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie uns an hello@frontflows.com. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen. Betrifft Ihre Anfrage Gästedaten, die FrontFlows im Auftrag eines Restaurants verarbeitet, leiten wir Ihre Anfrage gegebenenfalls an das betreffende Restaurant weiter, da dieses darüber entscheidet, wie diese Daten verarbeitet werden.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen veröffentlichen wir die aktualisierte Fassung auf dieser Seite und passen das Datum „Zuletzt aktualisiert“ an. Wenn Sie den Dienst nach Inkrafttreten der Änderungen weiter nutzen, gilt dies als Zustimmung zur aktualisierten Datenschutzerklärung.

Fragen? Schreiben Sie uns an hello@frontflows.com.